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Elaboración y conservación de la documentación del SG-SST
Yennifer Ascanio
3/6/20231 min read
La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en custodia del Responsable del SG-SST.
Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos, acorde con la normatividad legal vigente.
Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST teniendo en cuenta lo siguiente:
La conservación de los documentos debe manera controlada.
Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la Empresa.
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